En bref
- Toute personne qui fournit un hébergement payant à un ressortissant étranger doit déclarer le séjour au moyen d’un boletim de alojamento sur SIBA.
- Tout voyageur qui n’a pas la nationalité portugaise est concerné — citoyens de l’UE et enfants de tout âge compris.
- Le délai est de trois jours ouvrables, après l’arrivée comme après le départ.
- Le SEF n’existe plus, mais l’obligation n’a pas changé : les fiches passent toujours par SIBA.
Ce qu’exige la loi
Les articles 15 et 16 de la Lei n.º 23/2007, la loi portugaise sur l’entrée et le séjour des étrangers, obligent quiconque héberge des ressortissants étrangers contre rémunération à déclarer leur séjour aux autorités. Cette déclaration est le boletim de alojamento (fiche d’hébergement du voyageur), transmis par voie électronique sur SIBA — le Sistema de Informação de Boletins de Alojamento.
Elle s’applique aussi bien aux hôtels qu’à l’Alojamento Local (location de courte durée) : un appartement, une maison, une chambre ou un lit en auberge loué à un touriste est concerné.
Quels voyageurs déclarer
- Tout voyageur qui n’a pas la nationalité portugaise — y compris les citoyens des autres pays de l’UE.
- Les enfants et les bébés aussi : il n’y a pas d’âge minimum. Un parent ou un tuteur signe pour le mineur.
- Chaque voyageur individuellement — pas seulement la personne qui a réservé.
Le délai : trois jours ouvrables
Le séjour doit être déclaré dans les trois jours ouvrables suivant l’arrivée du voyageur, et le départ dans les trois jours ouvrables suivant le check-out. Attendre la fin du mois, ou « le prochain jour calme », c’est ainsi que la plupart des hôtes prennent du retard.
Ce que demande la fiche
Le boletim identifie le voyageur à partir de sa pièce d’identité — nom, nationalité, date de naissance, type, numéro et pays d’émission du document, pays de résidence — ainsi que les dates du séjour. Les documents valables comprennent notamment le passeport et la carte nationale d’identité ; pour les enfants, un acte de naissance peut être utilisé.
Les données doivent venir du voyageur. C’est pourquoi le moment où vous les collectez compte davantage que le moment où vous les envoyez.
Ce qui a changé avec la dissolution du SEF
Le SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) a été dissous en octobre 2023 et ses missions ont été réparties, les missions administratives passant à l’AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo). Beaucoup d’hôtes parlent encore de « la déclaration au SEF ».
Pour les hébergeurs, rien n’a changé en pratique : même obligation, même délai, et les fiches passent toujours par SIBA. Le fax n’est plus accepté — la transmission se fait uniquement par voie électronique.
Trois façons de transmettre
- À la main sur le portail SIBA, une fiche par voyageur — faisable pour un seul appartement avec peu de voyageurs étrangers.
- Par envoi de fichier sur SIBA, après avoir préparé les données des voyageurs au format requis.
- Automatiquement depuis votre logiciel, qui envoie les fiches au service web de SIBA à votre place.
Les erreurs les plus fréquentes
- Déclarer uniquement la personne qui a réservé, et pas les autres voyageurs.
- Oublier les enfants.
- Récupérer les documents à la porte, dans la précipitation, et les saisir plus tard.
- Laisser les fiches s’accumuler au-delà des trois jours ouvrables.
- Ne pas garder de trace de ce qui a été envoyé, ni quand.
Le non-respect constitue une infraction passible d’une amende en vertu de la même loi.
Comment GuestAgent s’en charge pour vous
- Chaque voyageur saisit ses informations et sa pièce d’identité via un lien de check-in en ligne sécurisé avant son arrivée, en six langues — ou sur la borne de self check-in.
- Les fiches sont transmises automatiquement à SIBA chaque soir à 21:00, à partir de ces données.
- Le résultat est enregistré sur chaque réservation, et un check-in manquant est signalé pour que votre équipe fasse le suivi.
- Vous pouvez toujours transmettre une fiche manuellement quand vous en avez besoin.
Sources
Ce guide fournit des informations générales, pas un conseil juridique. Les règles évoluent et chaque situation est différente — vérifiez auprès de l’autorité compétente ou d’un avocat avant d’agir.