Kurz gesagt
- Wer einem ausländischen Staatsangehörigen eine bezahlte Unterkunft bietet, muss den Aufenthalt über einen boletim de alojamento (Meldeschein) auf SIBA melden.
- Jeder Gast ohne portugiesische Staatsangehörigkeit zählt – EU-Bürger und Kinder jeden Alters inklusive.
- Die Frist beträgt drei Werktage, sowohl nach der Anreise als auch nach der Abreise.
- Den SEF gibt es nicht mehr, die Pflicht ist aber unverändert: Die Meldescheine laufen weiterhin über SIBA.
Was das Gesetz verlangt
Die Artikel 15 und 16 der Lei n.º 23/2007, des portugiesischen Gesetzes über Einreise und Aufenthalt von Ausländern, verpflichten alle, die ausländischen Staatsangehörigen gegen Bezahlung Unterkunft gewähren, deren Aufenthalt den Behörden mitzuteilen. Diese Mitteilung ist der boletim de alojamento (Meldeschein), der elektronisch auf SIBA eingereicht wird – dem Sistema de Informação de Boletins de Alojamento.
Das gilt für Hotels ebenso wie für Alojamento Local (die portugiesische Ferienvermietung): Eine Wohnung, ein Haus, ein Zimmer oder ein Hostelbett, das an Touristen vermietet wird, fällt darunter.
Welche Gäste gemeldet werden müssen
- Jeder Gast ohne portugiesische Staatsangehörigkeit – auch Bürger anderer EU-Länder.
- Auch Kinder und Babys: Es gibt kein Mindestalter. Für Minderjährige unterschreibt ein Elternteil oder Vormund.
- Jeder Gast einzeln – nicht nur die Person, die gebucht hat.
Die Frist: drei Werktage
Der Aufenthalt muss innerhalb von drei Werktagen nach der Anreise des Gastes gemeldet werden, die Abreise innerhalb von drei Werktagen nach dem Check-out. Bis zum Monatsende oder bis zum „nächsten ruhigen Tag“ zu warten, ist der häufigste Grund, warum Gastgeber in Verzug geraten.
Welche Angaben der Meldeschein verlangt
Der boletim identifiziert den Gast anhand seines Ausweisdokuments – Name, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Art, Nummer und Ausstellungsland des Dokuments, Wohnsitzland – zusammen mit den Daten des Aufenthalts. Gültig sind unter anderem Reisepässe und nationale Personalausweise; bei Kindern kann eine Geburtsurkunde verwendet werden.
Die Daten müssen vom Gast kommen. Deshalb ist der Zeitpunkt, an dem Sie sie erfassen, wichtiger als der Zeitpunkt, an dem Sie sie übermitteln.
Was sich mit der Auflösung des SEF geändert hat
Der SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) wurde im Oktober 2023 aufgelöst und seine Aufgaben wurden aufgeteilt; die administrativen gingen an die AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo). Viele Gastgeber sprechen trotzdem noch von der „SEF-Meldung“.
Für Unterkunftsanbieter hat sich in der Praxis nichts geändert: dieselbe Pflicht, dieselbe Frist, und die Meldescheine laufen weiterhin über SIBA. Fax wird nicht mehr akzeptiert – die Einreichung ist nur noch elektronisch möglich.
Drei Wege der Einreichung
- Von Hand im SIBA-Portal, ein Meldeschein pro Gast – machbar für eine einzelne Wohnung mit wenigen ausländischen Gästen.
- Per Datei-Upload auf SIBA, nachdem Sie die Gästedaten im vorgeschriebenen Format vorbereitet haben.
- Automatisch aus Ihrer Software, die die Meldescheine für Sie an den Webservice von SIBA sendet.
Die häufigsten Fehler
- Nur die buchende Person melden, nicht die übrigen Gäste.
- Die Kinder vergessen.
- Dokumente in Eile an der Tür einsammeln und erst später abtippen.
- Meldescheine über die drei Werktage hinaus liegen lassen.
- Nicht festhalten, was wann übermittelt wurde.
Ein Verstoß ist nach demselben Gesetz eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld geahndet wird.
Wie GuestAgent das für Sie erledigt
- Jeder Gast gibt seine Daten und sein Dokument vor der Anreise über einen sicheren Online-Check-in-Link ein, in sechs Sprachen – oder am Self-Check-in-Kiosk.
- Aus diesen Daten werden die Meldescheine jede Nacht um 21:00 Uhr automatisch an SIBA übermittelt.
- Das Ergebnis wird an jeder Reservierung festgehalten, und ein fehlender Check-in wird markiert, damit Ihr Team nachhaken kann.
- Bei Bedarf können Sie einen Meldeschein weiterhin jederzeit manuell einreichen.
Quellen
Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Regeln ändern sich und jede Situation ist anders – klären Sie es mit der zuständigen Behörde oder einem Anwalt, bevor Sie handeln.