In breve
- Chi offre alloggio a pagamento a un cittadino straniero deve comunicare il soggiorno tramite un boletim de alojamento sul SIBA.
- Conta ogni ospite che non sia cittadino portoghese — compresi i cittadini UE e i bambini di qualsiasi età.
- Il termine è di tre giorni lavorativi, sia dopo l’arrivo sia dopo la partenza.
- Il SEF non esiste più, ma l’obbligo non è cambiato: le schede passano ancora dal SIBA.
Cosa richiede la legge
Gli articoli 15 e 16 della Lei n.º 23/2007, la legge portoghese sull’ingresso e il soggiorno degli stranieri, obbligano chiunque offra alloggio a pagamento a cittadini stranieri a comunicarne il soggiorno alle autorità. La comunicazione è il boletim de alojamento (scheda di registrazione dell’ospite) e si invia per via elettronica sul SIBA — il Sistema de Informação de Boletins de Alojamento.
Vale sia per gli hotel sia per l’Alojamento Local: un appartamento, una casa, una camera o un posto letto in ostello affittati a un turista rientrano tutti nell’obbligo.
Quali ospiti vanno comunicati
- Ogni ospite che non sia cittadino portoghese — compresi i cittadini di altri paesi UE.
- Anche bambini e neonati: non c’è un’età minima. Per un minore firma un genitore o il tutore.
- Ogni ospite singolarmente — non solo chi ha effettuato la prenotazione.
Il termine: tre giorni lavorativi
Il soggiorno va comunicato entro tre giorni lavorativi dall’arrivo dell’ospite, e la partenza entro tre giorni lavorativi dal check-out. Aspettare la fine del mese, o «il prossimo giorno tranquillo», è il modo in cui la maggior parte degli host resta indietro.
Cosa chiede la scheda
Il boletim identifica l’ospite a partire dal suo documento d’identità — nome, nazionalità, data di nascita, tipo, numero e paese di rilascio del documento, paese di residenza — insieme alle date del soggiorno. Sono validi, tra gli altri, il passaporto e la carta d’identità nazionale; per i bambini si può usare il certificato di nascita.
I dati devono arrivare dall’ospite. Per questo il momento in cui li raccogli conta più del momento in cui li invii.
Cosa è cambiato con lo scioglimento del SEF
Il SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) è stato sciolto nell’ottobre 2023 e le sue funzioni sono state ripartite: quelle amministrative sono passate all’AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo). Molti host la chiamano ancora «la comunicazione al SEF».
Per chi offre alloggio, in pratica non è cambiato nulla: stesso obbligo, stesso termine, e le schede passano ancora dal SIBA. Il fax non è più accettato — l’invio è solo elettronico.
Tre modi per inviare
- A mano sul portale SIBA, una scheda per ospite — fattibile per un solo appartamento con pochi ospiti stranieri.
- Caricando un file sul SIBA, dopo aver preparato i dati degli ospiti nel formato richiesto.
- In automatico dal tuo software, che invia le schede al servizio web del SIBA al posto tuo.
Gli errori che vediamo più spesso
- Comunicare solo chi ha prenotato e non gli altri ospiti.
- Dimenticare i bambini.
- Raccogliere i documenti alla porta, di fretta, e trascriverli dopo.
- Lasciare che le schede si accumulino oltre i tre giorni lavorativi.
- Non tenere traccia di cosa è stato inviato e quando.
Il mancato adempimento è un illecito punibile con una sanzione pecuniaria ai sensi della stessa legge.
Come lo fa GuestAgent al posto tuo
- Ogni ospite inserisce i propri dati e il documento tramite un link sicuro di check-in online prima dell’arrivo, in sei lingue — oppure al kiosk di self check-in.
- Le registrazioni degli ospiti vengono inviate al SIBA in automatico ogni notte alle 21:00, a partire da quei dati.
- L’esito resta registrato su ogni prenotazione, e un check-in mancante viene segnalato perché il tuo team possa intervenire.
- Puoi comunque inviare una registrazione a mano ogni volta che ti serve.
Fonti
Questa guida è un’informazione di carattere generale, non una consulenza legale. Le regole cambiano e ogni situazione è diversa — verifica con l’autorità competente o con un avvocato prima di agire.